2 tác vụ cơ bản của phần mềm bạn cần phải nắm đó là nhập và xuất. Hiện tại có 2 cách nhập hàng có thể sử dụng song song hoặc chuyển đổi qua lại giữa 2 cách bằng phím F1 và F2.
Ở phần này chúng tôi hướng dẫn nhập hàng vào kho bằng cách 1.
Để nhập hàng, bạn vào menu:
Hoặc đơn giản là nhấn phím F1 trên bàn phím. Với cách nhập thứ 2, tương tự sẽ là phím F2
Cửa sổ nhập hàng sẽ được mở ra như hình bên.
- Mã số hóa đơn: đây là mã số được in trên hóa đơn nhập hàng thực tế. Hoặc bạn có thể để y nguyên như phần mềm tự đặt. Mã số này chỉ có ý nghĩa để quản lý và phân biệt, có thể sửa đổi sau này.
- Ngày nhập hàng: cũng như mã số hóa đơn, bạn có thể điền theo hóa đơn hoặc để mặc phần mềm tự điền. Mặc định phần mềm sẽ điền vào ngày hiện tại bạn tiến hành nhập liệu.
- Danh sách nhà cung cấp: khi click nút này, cửa sổ danh sách các nhà cung cấp sẽ mở ra, bạn chỉ việc chọn để điền vào đơn nhập hàng. Tuy nhiên ban đầu danh sách nhà cung cấp sẽ trống, bạn cần khai báo danh sách nhà cung cấp. Tuy nhiên cũng như các thông số trên, nhà cung cấp có thể để trống hoặc sửa bổ sung sau. Cho nên nếu danh sách nhà cung cấp còn trống, bạn có thể bỏ qua.
- Thuế VAT: hãy khai báo thuế cho đơn hàng này. Ví dụ chọn 5%, những mặt hàng nhập vào bên dưới sẽ được áp thuế chung như đã khai báo.
Sau khi đã khai báo thông số ban đầu cho đơn nhập hàng, tiếp theo là khai báo các mặt hàng cho đơn nhập.
Có 3 tùy chọn:
- Thêm mới hoàn toàn: phím nóng để thêm mặt hàng mới là phím Ctr+N. Ở tùy chọn này, bạn phải nhập tên thuốc, thành phần số đăng ký, hạn dùng, số lô, số lượng, đơn vị để đưa vào đơn nhập. Các thông số này không bắt buộc nhập đủ, quan trọng là tên thuốc và đơn vị. Để di chuyển nhanh qua các ô, dùng phím tab
trên bàn phím hoặc phím Enter trong một số trường hợp. Sau khi khai báo xong, click “đưa vào đơn nhập” hoặc phím nóng Ctrl+Space để đưa thuốc mới đó vào đơn nhập hàng. Ấn phím nóng Ctr+N hoặc click nút dấu cộng màu xanh để thêm thuốc mới khác. - Lấy từ danh sách sẵn trong kho: nghĩa là lấy thông tin từ các thuốc đã được nhập vào kho trước đó để đưa vào đơn nhập hàng lần này, thay đổi một số thông tin cho phù hợp lần này (hạn dùng, số lô). Hãy thử tick vào tùy chọn này và click nút kính lúp để thấy cửa sổ tìm kiếm danh sách có sẵn này hiện ra. Tất nhiên nếu trong kho chưa có dữ liệu thuốc nào thì danh sách này sẽ trống. Còn nếu đã có dữ liệu và cả dữ liệu mã vạch thì thay vì tìm kiếm, bạn có thể click nút quét mã vạch và quét mã để đưa nhanh chóng đưa tên thuốc đó vào đơn nhập hàng mà không phải tìm kiếm như bên dưới.
- Lấy từ danh mục liên thông của Bộ Y tế: khi chọn tùy chọn này, được chọn, danh sách các thuốc thuộc danh mục của BYT sẽ hiện ra tương tự trong cửa sổ trên. Bạn cũng tìm kiếm thuốc tương ứng và đưa vào đơn nhập. Lưu ý các thuốc trong danh mục liên thông sẽ được tự động liên thông với cổng dữ liệu dược Quốc gia một khi phần mềm được khai báo tài khoản liên thông. Nếu bạn chưa khai báo tài khoản liên thông thì việc liên thông tạm thời chưa thực hiện, bạn sẽ chỉ dùng danh mục thuốc này với mục đích quản lý đơn thuần.
Sau khi đã đưa thuốc vào danh sách đơn nhập hàng bằng 1 trong 3 cách trên (có thể dùng cả 3 cách cho 1 đơn hàng), những thuốc đã được đưa vào danh sách nhập có thể được sửa lại thông tin tùy ý. Ngoài thông tin nhập lúc đầu ra, còn có các thông tin khác cần bổ sung (không bắt buộc). Gồm:
- Số lượng hàng nhập vào
- Đơn vị và sửa cấp đơn vị nếu cần (không bắt buộc), ví dụ: hộp có bao nhiêu vỉ, vỉ có bao nhiêu viên.
- Giá nhập tổng số lượng: là giá nhập vào của toàn bộ 6 hộp trên. Ta cần khai báo giá tổng để phần mềm tự tính ra giá gốc của từng đơn vị lẻ. Từ đó ta có cơ sở để quy định giá bán lẻ. Lưu ý đây là giá trước khi áp chiết khấu và thuế VAT.
- Chiết khấu: khai bao chiết khấu của mặt hàng này. Có thể tùy chỉnh chiết khấu phần trăm hay chiết khấu số tiền cụ thể.
- Số lượng cần cảnh báo: quy định mặt hàng này số lượng giảm đến mức mức nào, hệ thống sẽ cảnh báo.
- Quy định giá bán lẻ tính trên đơn vị lẻ của mặt hàng này. Cái này do người dùng tự quy định.
- Tick chọn ở đây để hiển thì cột mã vạch, trong trường hợp muốn kiểm soát mã vạch của hàng nhập vào.
Nhìn sơ qua thì có vẻ khá nhiều thông tin cần khai báo cho đơn hàng nhập vào. Tuy nhiên thực tế hầu hết các thông tin có thể để trống hoặc bổ sung chỉnh sửa sau. Chỉ có 3 thông tin bắt buộc đối với mỗi mặt hàng nhập vào: tên, số lượng, đơn vị.
Các điểm cần lưu ý khác:
Phần (1) là nơi hiện chi tiết bảng tính giá cho đơn hàng
Khi click vào dấu X (2), mặt hàng đã nhập vào đơn sẽ bị xóa
Nút 
để xem trước đơn nhập hoàn chỉnh dưới dạng hóa đơn có thể in ra
Nút 
là nút cuối cùng khi bạn muốn hoàn thành đơn nhập hàng, chính thức đưa đơn nhập gồm các mặt thuốc/vật tư vào hệ thống.
Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì cần giải đáp vui lòng liên hệ hoặc để lại comment bên dưới.